RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Réseau des lesbiennes du Québec (RLQ) -
Quebec Lesbian Network (QLN)
Adoptés en assemblée générale extraordinaire |18
juin 2019
Règlements Généraux | 18 juin 2019 Réseau des
lesbiennes du Québec (RLQ) – Quebec Lesbian
Network (QLN)
DÉCLARATION DE PRINCIPE ET DE VALEURS
1. La solidarité et la diversité nous
enrichissent. Nous favorisons le respect de nos
diversités. Nous
cherchons à regrouper et à représenter les
lesbiennes de divers profils, notamment : d'âge,
de
classe sociale, différentes origines ethniques,
communautés culturelles et linguistiques, de
religion,
de capacité physique ou intellectuelle. Nous
voulons accueillir des lesbiennes de tendances
politiques, de croyances religieuses et de
styles de vie variés. Cependant, nous nous
opposons aux
croyances ou aux comportements discriminatoires,
entre autres, lesbophobes, homophobes,
transphobes, racistes, classistes, capacitistes,
sexistes, violents ou haineux.
2. . Le RLQ/QLN s'engage à :
• Être accessible à toute membre;
• Travailler pour la justice sociale et
économique puisque ces questions ont un impact
sur la vie des
lesbiennes;
• Soutenir les femmes en processus d'affirmation
de leur lesbianisme.
3. Pour le RLQ/QLN, le mot lesbienne est un
générique qui inclut tout autre terme par lequel
les lesbiennes s'identifient
elles-mêmes.
4. Le RLQ/QLN, dans son fonctionnement, s'engage
à stimuler la recherche et la réflexion sur la
diversité de nos réalités et sur les pratiques
organisationnelles qui favorisent l'ouverture et
le respect des diversités.
5. Le RLQ/QLN s'engage à promouvoir, défendre et
être un porte-parole des droits et intérêts des
lesbiennes dans leur diversité. Les actions du
RLQ/QLN doivent être le résultat d'un mode de
fonctionnement démocratique et inclusif. Nous
encourageons la concertation de plusieurs
tendances idéologiques lesbiennes. D'autre part,
le RLQ/QLN s'engage à demeurer indépendant de
mouvements politiques traditionnels et
constitués.
6. Dans une perspective proactive, nos actions
et prises de position, en plus de dénoncer s'il
y lieu, doivent apporter des pistes de
solutions.
7. Le RLQ/QLN entend se prononcer sur des
questions touchant spécifiquement les lesbiennes
en
respectant un processus de décision
démocratique. Le RLQ/QLN entend aussi se
prononcer sur des
questions relatives à la réalité des lesbiennes
quand elles sont jugées pertinentes (ex : droit
des
femmes, droits dans les communautés LGBTQA+).
Dans la mesure de ses moyens et dans le respect
de ses priorités., le RLQ/QLN peut donner de
l'appui et de l'énergie à des personnes qui en
font la
demande.
PROCESSUS DE DÉCISION ET MÉCANISME DE
CONSULTATION DES MEMBRES
8. Pour assurer à la fois la valorisation et la
mobilisation de chacune et la cohésion du
groupe, le
RLQ/QLN :
S'engage à assurer un processus démocratique et
inclusif dans toutes les instances
décisionnelles.
Au conseil d'administration, le mode de décision
favorisé se rapprochera le plus possible du
consensus. À l'assemblée générale, les décisions
se prendront par vote à la majorité simple
(50%+1)
à moins de stipulation contraire dans la Loi ou
les présents règlements.
9. Le RLQ/QLN doit développer une structure qui
encourage fortement la consultation et la
participation de toutes ses membres, à toutes
les instances, quel que soit leur lieu de
résidence. Le RLQ/QLN s'engage à informer
l'ensemble de ses membres de façon transparente
et complète.
10. Le RLQ/QLN doit favoriser le débat et
l'ouverture d'esprit lors des discussions. Le
RLQ/QLN reçoit et encourage les idées et les
initiatives de ses membres.
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
11. DÉNOMINATION SOCIALE
11.1. Le nom de la corporation dont les
règlements se trouvent ci-après est le Réseau
des lesbiennes du Québec (RLQ) ou Quebec Lesbian
Network (QLN). En abrégé, les sigles RLQ/QLN,
RLQ ou QLN pourront être utilisés.
11.2. Dans les règlements qui suivent, le mot «
organisme » désigne la corporation Réseau des
lesbiennes du Québec / Quebec Lesbian
Network.
12. CONSTITUTION
12.1. Le Réseau des lesbiennes du Québec Quebec
Lesbian Network est constitué depuis le 27
septembre 1996 par lettres patentes et régi par
la Partie III de la Loi sur les compagnies du
Québec (L.R.Q., c. C38). L’organisme est
enregistré auprès du Registraire des entreprises
du Québec sous le numéro 1146180881.
13. TERRITOIRE ET SIÈGE
SOCIAL
13.1. L’organisme exerce ses activités sur le
territoire de la province de Québec et regroupe
des membres demeurant au Québec. Le conseil
d'administration pourra cependant admettre des
membres demeurant hors Québec et pourra
s'affilier à des organismes situés hors du
Québec, ou faire des ententes avec des
organismes hors du Québec, dans la mesure où ces
organismes poursuivent les mêmes buts et
objectifs.
13.2. Le siège social de l’organisme est situé
au lieu prévu dans l’acte constitutif de
l’organisme et à l’adresse déterminée par le
conseil d’administration ou à toute autre
adresse désignée conformément à la Loi.
14. SCEAU
Le sceau de la corporation, dont la forme est
déterminée par le conseil d’administration, ne
peut être employé qu’avec le consentement de la
présidente ou de la secrétaire.
15. BUTS
Conformément à ses lettres patentes, les buts
poursuivis par l'organisme sont les suivants
:
15.1. Promouvoir et défendre les droits et
intérêts des lesbiennes.
15.2. Favoriser le regroupement en association
de toute femme, qu’elle s’identifie ou non comme
lesbienne, ou groupe de femmes qui s’intéresse à
la cause des lesbiennes dans la province de
Québec.
15.3. Développer une solidarité et briser
l’isolement entre lesbiennes de divers
profils.
15.4. Assurer un service de référence aux
lesbiennes et à toute personne intéressée.
15.5. Éduquer les lesbiennes sur leur propre
histoire et informer le public en général sur la
culture et la réalité lesbiennes.
15.6. Analyser, planifier et réaliser des
actions visant à assurer une image lesbienne
positive et favoriser la visibilité et
l’intégration des lesbiennes à l’intérieur de la
société.
15.7. Rédiger, éditer, publier tout document de
formation, de communication ou de promotion
pertinent aux objectifs et aux actions de
l’association.
15.8. Travailler en concertation avec les
réseaux existants, mixtes ou de femmes.
15.9. Amasser de l’argent, des fonds ou d’autres
biens par voie de souscription publique ou
privée, par
voie de subvention, activités communautaires ou
de toutes autres manières, y compris la
sollicitation, la réception, l’acceptation de
dons, legs, octrois ou autres contributions ou
bénéfices, pour les objets mentionnés ci-haut.
LES MEMBRES
16. CATÉGORIES
L’organisme comprend deux (2) catégories de
membres : les membres individuelles et les
membres associatives.
16.1. MEMBRES INDIVIDUELLES
16.1.1. DÉFINITION
Toute lesbienne* (femme s’identifiant comme
telle ou comme appartenant à la communauté
LBTQA+) ou femme qui adhère à la Déclaration de
principes et de valeurs ainsi qu'aux objectifs
de l’organisme peut
devenir membre individuelle du RLQ/QLN. Elles
peuvent siéger sur l'ensemble des comités selon
les besoins.
16.1.2. PROCESSUS D’ADHÉSION
La demande d'adhésion d'une membre individuelle
se fait par écrit en complétant une demande
d'adhésion écrite ou électronique et en
acquittant le droit d’adhésion.
16.1.3. OBLIGATIONS DES MEMBRES
INDIVIDUELLES
Elles s'engagent à respecter les buts et les
règlements de l’organisme et à acquitter la
cotisation dans les délais prévus aux
règlements.
16.1.4. DROITS DES MEMBRES INDIVIDUELLES
Elles ont droit de parole et de vote aux
assemblées générales, ont le droit de participer
à toutes les activités de l’organisme et elles
reçoivent l'ensemble des publications du
RLQ/QLN.
16.2. MEMBRES ASSOCIATIVES
16.2.1. DÉFINITION
Toute association, groupe ou syndicat peut
devenir membre associative si elle adhère à la
Déclaration de principes et de valeurs ainsi
qu'aux objectifs de l’organisme. Elles peuvent
siéger sur l'ensemble des comités selon les
besoins.
16.2.2. PROCESSUS D’ADHÉSION
La demande d'adhésion d'une membre associative
se fait par écrit en complétant une demande
d'adhésion écrite ou électronique et en
acquittant le droit d’adhésion.
16.2.3. OBLIGATIONS DES MEMBRES ASSOCIATIVES
Elles s'engagent à respecter la Déclaration de
principes et de valeurs ainsi que les règlements
l’organisme
et à acquitter la cotisation dans les délais
prévus aux règlements.
16.2.4. DROITS DES MEMBRES ASSOCIATIVES
Elles ont droit de parole et de vote aux
assemblées générales, ont le droit de participer
à toutes les activités de l’organisme et elles
reçoivent l'ensemble des publications de
RLQ/QLN. Elles peuvent siéger sur l'ensemble des
comités selon les besoins.
16.2.5. AUTONOMIE
Les membres associatives du Réseau des
lesbiennes du Québec / Quebec Lesbian Network
conservent leur pleine autonomie et
identité.
16.2.6. NON-ADMISSIBILITÉ
Les ministères, services et agences du
gouvernement ainsi que les groupes politiques
partisans ne peuvent devenir membres de
l’organisme.
17. ENGAGEMENT DES MEMBRES
Aucune membre ne peut se prononcer ou agir au
nom du Réseau des lesbiennes du Québec / Quebec
Lesbian Network sans autorisation préalable du
conseil d'administration.
18. DROIT D’ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE
Le conseil d’administration fixe le droit
d’adhésion et le montant de la cotisation
annuelle des membres de l’organisme de même que
le moment, le lieu et la manière d’en effectuer
le paiement. Le droit
d’adhésion et le montant de cotisation doivent
être ratifiés par l’assemblée annuelle des
membres. Le cas échéant, un avis de cotisation
doit être expédié au moins 15 jours avant
l’assemblée annuelle des
membres de l’organisme.
19. CARTE DE MEMBRE
Le conseil d’administration émettra des cartes
de membres numérotés.
20. DÉMISSION
Toute membre peut se retirer comme tel en tout
temps en signifiant son retrait ou sa démission,
de préférence par écrit, à la secrétaire de
l’organisme. Ce retrait ou cette démission prend
effet à la date de
réception de tel avis ou à la date précisée dans
ledit avis. Aucune demande de remboursement du
droit d’adhésion et de la cotisation annuelle ne
peut être acceptée.
21. RADIATION
21.1 Le conseil d’administration peut, par
résolution, radier toute membre qui omet de
verser la cotisation à laquelle elle est tenue.
Il peut aussi, par résolution, suspendre ou
expulser pour une période qu’il détermine ou
encore radier définitivement toute membre qui
refuse ou omet de se conformer aux dispositions
des présents règlements, qui agit contrairement
aux intérêts de l’organisme ou dont la conduite
est jugée préjudiciable à l’organisme. Constitue
notamment une conduite préjudiciable le fait
:
• d’avoir été accusée ou condamnée pour une
infraction au Code criminel;
• de critiquer de façon intempestive et répétée
l’organisme ou l’une de ses
administratrices;
• de porter des accusations fausses et
mensongères à l’endroit de l’organisme;
• d’enfreindre les lois relatives aux personnes
morales ou de manquer à ses obligations
d’administratrice.
21.2. Le conseil d’administration est autorisé à
adopter et à suivre en cette matière la
procédure qu’il pourra éventuellement
déterminer, pour autant que la membre visée soit
informée de la nature exacte de l’acte ou de
l’omission qu’on lui reproche, qu’elle ait
l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et
que la décision la concernant soit prise avec
impartialité. La décision du conseil
d’administration à cette fin sera finale et sans
appel.
ASSEMBLÉE DES MEMBRES
22. ASSEMBLÉE ANNUELLE
22.1. L’assemblée annuelle des membres de
l’organisme a lieu à la date que le conseil
d’administration fixe chaque année. Cette date
devra être située dans les cent vingt (120)
jours qui suivent la fin de l’exercice financier
de l’organisme. L’assemblée annuelle est tenue
au siège social de l’organisme ou à tout autre
endroit fixé par le conseil
d’administration.
22.2. Toute assemblée annuelle peut aussi
constituer une assemblée spéciale pour prendre
connaissance et disposer de toute affaire dont
peut être saisie une assemblée spéciale des
membres.
23. ASSEMBLÉES EXTRAORDINAIRES
23.1. Les assemblées des membres sont tenues à
l’endroit fixé par le conseil d’administration
ou par la ou les personnes qui convoquent ces
assemblées. Il appartient à la présidente ou au
conseil d’administration de convoquer ces
assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes
pour la bonne administration des affaires de
l’organisme.
23.2. Le conseil est tenu de convoquer pareille
assemblée extraordinaires des membres dans les
vingt et jours (21) jours calendriers de la
réception de la demande écrite à cette fin
spécifiant le but et les objectifs d’une telle
assemblée, et signée par au moins le dixième des
membres actives. À défaut par le conseil
d’administration de convoquer une telle
assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut
être convoquée par les signataires eux-mêmes de
la demande écrite.
24. AVIS DE CONVOCATION
24.1. L’avis de convocation à toute assemblée
annuelle des membres est adressé à toutes les
membres actives de l’organisme. Cet avis peut se
donner par la poste, par télécopieur, par
courrier électronique ou tout autre moyen de
communication écrit, électronique ou non, à la
dernière adresse postale, courriel ou autre,
connue de l’administratrice. Sauf exception, le
délai de convocation est d’au moins trente (30)
jours calendriers avant la réunion.
24.2. L’avis de convocation d’une assemblée
extraordinaire devra respecter un délai d’au
moins quarante-huit (48) heures et mentionner,
en plus de la date, de l’heure et de l’endroit
de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront
étudiés et seuls, ou ces sujets, pourront être
étudiés.
25. ORDRE DU JOUR
25.1. L’ordre du jour de l’assemblée annuelle
doit contenir au minimum les sujets suivants
:
• lecture et adoption de l’ordre du jour;
• lecture et adoption du procès-verbal de la
dernière assemblée;
• présentation des rapports d’activités et
financiers;
• la nomination d’une vérificatrice;
• la ratification des règlements, nouveaux ou
modifiés, adoptés par le conseil
d’administration depuis la dernière assemblée
générale;
• l’élection ou la réélection des
administrateurs de l’organisme;
• présentation et discussion sur les
orientations pour l'année à venir;
• levée de la réunion.
25.2. L’ordre du jour de toute assemblée des
membres, annuelle ou extraordinaire, doit
minimalement porter sur les points mentionnés
dans l’avis de convocation.
26. QUORUM
Les membres présentes à l’ouverture constituent
le quorum pour toute assemblée des
membres.
27. AJOURNEMENT
Si au moins deux membres sont présentes, une
assemblée des membres peut être ajournée en tout
temps par suite d'un vote à majorité simple (50
% + 1) à cet effet, et cette assemblée peut être
tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire
de la convoquer de nouveau. Lors de la reprise
de l’assemblée ajournée, toute affaire qui
aurait pu être transigée lors de l’assemblée au
cours de laquelle l’ajournement fut voté peut
être validement transigée.
28. PRÉSIDENTE ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE
De façon générale, la présidente ou tout autre
officière de l’organisme préside l’assemblée
annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois,
il est possible pour les membres présentes de
désigner entre elles une présidente d’assemblée.
La secrétaire de l’organisme ou toute autre
personne nommée à cette fin par le conseil
d’administration ou élue par les membres
présents peut agir comme secrétaire des
assemblées des membres.
29. VOTE
29.1. À une assemblée des membres, les membres
actives en règle présentes, y compris la
présidente d’assemblée, ont droit à une voix
chacune.
• Le vote par procuration n’est pas permis;
• à moins de stipulation contraire dans la Loi
ou les présents règlements, toutes les questions
soumises à l’assemblée des membres sont
tranchées à la majorité simple (50 % + 1) des
voix validement
exprimées;
• le vote se prend à main levée à moins que
trois (3) membres présentes réclament le scrutin
secret sauf pour les élections au conseil
d’administration qui se font au scrutin
secret.
29.2. Toute nouvelle membre a droit de vote si
elle a adhéré à l’organisme au moins dix (10)
jours calendriers avant l’assemblée
générale.
29.3. Lorsque la présidente de l’assemblée
déclare qu’une résolution a été adoptée à
l’unanimité, par une majorité spécifiée ou
rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet
dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit
là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du
rejet de cette résolution sans qu’il soit
nécessaire d’établir le nombre ou la proportion
des voix exprimées.
30. DROIT DE PAROLE
Seules les membres en règle et les nouvelles
membres depuis au moins dix (10) jours
calendriers avant l’assemblée générale ont droit
de parole lors des assemblées
CONSEIL D’ADMINISTRATION
31. FONCTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration est élu pour
administrer toutes les affaires courantes de
l’organisme.
31.1. Il se donne une structure interne en
désignant parmi les administratrices élues une
présidente, une vice-présidente, une secrétaire
et une trésorière ainsi que des
administratrices, selon le cas.
31.2. Il accomplit tous les actes nécessaires à
la réalisation des buts que poursuit l’organisme
conformément à la loi, à la Déclaration de
principe et de valeurs et aux règlements
généraux, adopte de nouveaux règlements ou les
modifie, s’il y a lieu, et adopte les
résolutions qui s’imposent, pour réaliser les
buts de l’organisme.
31.3. Il élabore et décide des prises de
positions politiques conformes à la Déclaration
de principe et de valeurs et ses règlements
entre les assemblées générales.
31.4. Il administre et dirige les affaires du
Réseau des lesbiennes du Québec / Quebec Lesbian
Network en conformité avec la Déclaration de
principe et de valeurs et ses règlements.
31.5. Il assure le suivi des décisions et des
résolutions adoptées en assemblée générale.
31.6. Il crée des comités, nomme les membres qui
y siégeront, entérine leurs plans de travail et
dispose de leurs recommandations.
31.7. Il délègue à la directrice générale la
gestion des affaires courantes entre les
réunions du conseil d’administration.
31.8. Il prend les décisions concernant
l’engagement des employées, incluant la
directrice générale, les achats et les dépenses
qu’il peut autoriser, les contrats et les
obligations où il peut s’engager. Un budget
annuel doit être présenté à l’assemblée annuelle
des membres.
31.9. Sans déroger en aucune façon à ce qui
précède, le conseil d’administration est
expressément autorisé en tout temps à acheter,
louer ou acquérir à quelque autre titre que ce
soit, vendre, échanger,ou aliéner à quelque
autre titre que ce soit, les biens mobiliers et
immobiliers, réels, personnels ou mixtes, de
même que tout droit ou intérêt s’y rapportant,
pour le prix et suivant les termes et conditions
qu’il estime justes.
32. COMPOSITION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Les affaires du Réseau des lesbiennes du Québec
/ Quebec Lesbian Network sont administrées
collectivement par un conseil d'administration
composé d’un minimum de trois (3) membres et
d’un maximum de neuf (9) membres.
33. ÉLIGIBILITÉ
Toute membre en règle depuis trois (3) mois peut
être élue au conseil d’administration. Les
administratrices sortantes de charge sont
rééligibles. Les employées de l'organisme ne
peuvent occuper des postes
d’administratrices.
34. REPRÉSENTATIVITÉ DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
34.1. La composition du conseil d'administration
doit, en autant que possible, refléter la
diversité des
membres de l’organisme.
34.2. Dans le but de favoriser la diversité au
sein de l'organisme, quatre (4) postes seront
réservés à une
membre :
• Provenant d'une région autre que Montréal;
• Anglophone;
• Issue des communautés culturelles;
• Ayant une limitation fonctionnelle.
35. ÉLECTION
Les administratrices sont élues chaque année par
les membres actives et les nouvelles membres
depuis au moins dix (10) jours au cours de
l’assemblée annuelle et selon la procédure
d’élection décrite ci-après.
36. PROCÉDURE D’ÉLECTION
36.1. Présidente et secrétaire
L’assemblée
nomme ou élit une présidente d’élection, une
secrétaire d’élection et une ou plusieurs
scrutatrices.
36.2. Mise en candidature
Toute membre de la corporation présente à
l'assemblée peut proposer toute autre membre
également présente. Chaque mise en candidature
est faite sur proposition simple. La présidente
d'élection reçoit une par une les candidatures
ainsi que leurs proposeures, le tout consigné
par la secrétaire d'élection.
Une fois les
mises en candidature terminées, la présidente
vérifie le consentement des candidates proposés
dans l'ordre inverse de leur mise en nomination.
36.3. Procédure d'élection
36.3.1. Dans le cas où il n’y a pas plus de
candidates que le nombre d’administratrices à
élire, l’élection aura lieu par acclamation.
36.3.2. Si le nombre de candidates est supérieur
au nombre d’administratrices à élire, l’élection
se fera par scrutin secret. Les membres
habilitées à voter devront inscrire sur un même
bulletin de vote les noms candidates de leur
choix. Les candidates ayant reçu le plus grand
nombre de votes seront élues.
37. DURÉE DES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉ
37.1 Chaque administratrice entre en fonction à
la clôture de l’assemblée au cours de laquelle
elle a été nommée ou élue. La durée du mandat
est de deux (2) ans, avec possibilité de
renouvellement, mais
cinquante (50) % des postes arrivent à échéance
chaque année.
37.2 Chaque administratrice élue s’engage à
prendre la responsabilité d’un comité ou d’un
projet pour la durée de son mandat sauf sur
approbation exceptionnelle du conseil
d’administration.
38. VACANCES
38.1. Un poste peut devenir vacant pour les
raisons suivantes :
• Démission;
• Absence non motivée au CA à trois (3) reprises
consécutives;
• Maladie;
• Cesse de faire partie du conseil
d'administration en vertu de l'article 40.1 des
présentes;
• Poste réservé non comblé lors d'une
élection;
• Non acquittement de l’engagement prévu au
point 37.2.
38.2. Lors d'une élection au conseil
d'administration en assemblée générale, si un
siège réservé n'est pas comblé, il restera libre
jusqu'à la nomination ou à l'élection d'une
membre répondant aux conditions attachées à ce
siège.
38.3. Lorsqu’une vacance survient au sein du
conseil d’administration, il est de la
discrétion des administratrices demeurant en
fonction de la combler en nommant au poste
vacant une personne correspondant aux critères
définis dans les règlements mais la remplaçante
ne demeure en fonction que jusqu’à la prochaine
assemblée annuelle. Dans l’intervalle, elles
peuvent validement continuer à exercer leurs
fonctions, du moment qu’un quorum subsiste. Si
le quorum n’existe plus, par vacances ou
désistements, une membre du conseil
d’administration, ou, à défaut, une membre peut
exceptionnellement convoquer une assemblée
spéciale des membres pour procéder aux
élections.
39. ABSENCE ET DÉMISSION
39.1. Une administratrice peut démissionner en
tout temps en donnant un avis écrit de démission
à la présidente, à la directrice générale, à la
secrétaire, ou à une assemblée du conseil
d'administration.
39.2. Après deux absences consécutives, la
membre absente sera contactée pour connaître ses
intentions et informée des procédures prévues
aux présents règlements concernant les absences.
39.3. Dans l'intérêt de l’organisme, une
administratrice qui s'absente de plus de trois
(3) réunions consécutives sera considérée comme
ayant démissionné de son poste.
39.4 Cesse également de faire partie du conseil
d’administration et d’occuper sa fonction, toute
administratrice qui :
• cesse de posséder les qualifications requises;
• décède, devient insolvable ou inapte;
• est destituée selon le présent
règlement.
40. RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION
40.1. Toute administratrice peut être suspendue
en tout temps, pour des actes contraires aux
buts et objectifs, règlements et priorités
d'action de l’organisme, sur résolution adoptée
par les deux tiers (2/3) des administratrices
présentes à une assemblée du conseil
d'administration. Elle doit être convoquée par
écrit à la réunion où il sera question de sa
suspension au moins sept (7) jours avant la
tenue de la rencontre. Elle sera avisée de la
décision dans les sept (7) jours qui suivent la
rencontre.
40.2. Elle peut en appeler de cette décision,
lors de l’assemblée générale suivante.
41. RÉMUNÉRATION
Les membres du conseil d'administration ne sont
pas rémunérés pour leur rôle au sein de
l’organisme. Par ailleurs, le conseil
d’administration peut adopter une résolution
visant à rembourser les
administratrices des dépenses engagées dans
l’exercice de leurs fonctions.
42. INDEMNISATION
Tout administratrice, dirigeante ou mandataire
de l’organisme (ou ses héritiers et ayants
droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à
même les fonds de l’organisme, indemne et à
couvert :
• de tous frais, charges et dépenses quelconques
que cette administratrice supporte ou subit au
cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou
procédure intentée contre elle, à l’égard ou en
raison d’actes faits ou choses accomplies ou
permises par elle dans l’exercice ou pour
l’exécution de ses fonctions, et
• de tous frais, charges et dépenses qu’elle
supporte ou subit au cours ou à l’occasion des
affaires de l’organisme ou relativement à ces
affaires, excepté ceux qui résultent de sa
propre négligence ou de son omission volontaire.
Aux fins de l’acquittement de ces sommes,
l’organisme doit souscrire une assurance au
profit de ses administrateurs.
43. CONFLIT D’INTÉRÊT
Toute administratrice qui, à titre personnel,
est directement ou indirectement intéressée par
un contrat avec l’organisme ou par une
quelconque décision, doit divulguer son intérêt
au conseil d’administration et, si elle est
présente au moment où celui-ci prend une
décision sur le contrat ou la décision, doit se
retirer lors des délibérations et ne pas voter
sur le contrat ou la décision en cause. Le
conflit d'intérêt doit être inscrit au
procès-verbal de la rencontre.
RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
44. FRÉQUENCE
Le conseil d'administration se réunira en
présence ou par moyen électronique aussi souvent
que nécessaire. Il devra tenir un minimum de
quatre (4) réunions par année.
45. PARTICIPATION À DISTANCE
Si toutes les administratrices y consentent,
elles peuvent participer à une réunion du
conseil d’administration à l’aide de moyens
permettant à tous les participants de
communiquer entre eux, notamment par téléphone,
courrier électronique, téléconférence,
conférence téléphonique, par télécopieur ou via
internet (clavardage). Elles sont alors réputées
avoir assisté à la réunion.
46. AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation à une réunion du conseil
d’administration peut être écrit ou verbal. Cet
avis peut aussi se donner par télécopieur, par
courrier électronique à la dernière adresse
connue de l’administratrice. Sauf exception, le
délai de convocation est d’au moins dix (10)
jours calendriers avant la réunion. Toute
convocation verbale ou téléphonique doit être
suivie d’une renonciation écrite. Si toutes les
administratrices du conseil sont réunies, elles
peuvent, si elles sont d’accord, décréter qu’il
y a réunion officielle et alors l’avis de
convocation n’est pas nécessaire, les membres
signant toutes une renonciation à cet effet afin
d’éviter des doutes sur la valeur de cette
réunion. La réunion du conseil d’administration
tenue immédiatement après l’assemblée annuelle
des membres peut l'être sans avis de
convocation. La présence d’une administratrice à
une réunion couvre le défaut d’avis quant à
cette administratrice.
47. QUORUM
Le quorum pour la tenue des réunions du conseil
d’administration est fixé à cinquante (50) % des
administratrices plus un (1). Le quorum doit
être maintenu pour toute la durée de la réunion.
48. PRÉSIDENTE ET SECRÉTAIRE DE RÉUNION
Les réunions du conseil d’administration sont
présidées par la présidente de l’organisme.
C’est la secrétaire de l’organisme qui agit
comme secrétaire des réunions. À leur défaut,
les administratrices choisissent parmi elles une
présidente et une secrétaire ou peuvent mandater
la directrice-générale à cet effet.
49. PROCÉDURE
La présidente de la réunion veille au bon
déroulement de celle-ci et, en général, conduit
les procédures sous tous rapports. Elle soumet
au conseil d'administration les propositions sur
lesquelles un vote doit être pris. L’ordre du
jour de toute réunion du conseil
d’administration est présumé prévoir une période
pendant laquelle les administratrices peuvent
soumettre leurs propositions. Si la présidente
de cette réunion ne s’acquitte pasfidèlement de
sa tâche, une autre administratrice pourra alors
prendre la relève.
50. VOTE
Chaque administratrice a droit à une voix et
toutes les questions doivent être décidées à la
majorité simple (50%+1). Le vote est pris à main
levée, à moins que la présidente de la réunion
ou une administratrice demande le scrutin,
auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le
vote est pris par scrutin, la secrétaire de
l’assemblée agit comme scrutatrice et dépouille
le scrutin. Le vote par procuration n’est pas
permis. S’il y a égalité des voix lors d’un
vote, la présidente est autorisée à le reporter
à une prochaine réunion, si elle le juge à
propos. Une membre visée directement et
personnellement par une décision doit se retirer
lors des délibérations et ne pas voter sur la
décision en cause. Le conflit d’intérêt doit
être inscrit au procèsverbal de la
rencontre.
51. RÉSOLUTION SIGNÉE
Une résolution écrite ou électronique, signée
par toutes les administratrices, est valide et a
le même effet que si elle avait été adoptée à
une réunion du conseil d’administration dûment
convoquée et tenue. Une telle résolution doit
être insérée dans le registre des procès-verbaux
de l’organisme, suivant sa date, au même titre
qu’un procès-verbal régulier.
52. PROCÈS-VERBAUX
Seules les administratrices de l’organisme
peuvent consulter les procès-verbaux des
assemblées du conseil d’administration.
53. AJOURNEMENT
Qu’il y ait quorum ou non, une réunion du
conseil d’administration peut être ajournée en
tout temps par la présidente de l’assemblée ou
par un vote majoritaire des administratrices
présentes, et cette réunion peut être tenue
comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la
convoquer à nouveau.
54. ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour est énoncé dans l’avis de
convocation. Il doit être connu par toutes les
administratrices avant la tenue de l’assemblée
mais une période doit être prévue afin que les
administratrices puissent faire des propositions
d’ajouts ou d’amendements.
LES DIRIGEANTES
55. DÉSIGNATION
Les dirigeantes de l’organisme sont : la
présidente, la vice-présidente, la secrétaire,
la trésorière et, s’il y a lieu, la
directrice-générale, ainsi que tout autre
dirigeante dont le titre et les fonctions
peuvent être déterminés par résolution du
conseil d'administration. Une même personne peut
cumuler plusieurs
postes de dirigeantes.
56. ÉLECTION
Les dirigeantes sont nommées chaque année par
les membres du conseil d’administration à la
première assemblée du conseil suivant
l’assemblée annuelle.
57. PRÉSIDENTE
• Est la porte-parole officielle de l’organisme;
• Préside d'office toutes les assemblées du
conseil d'administration ainsi que l’assemblée
annuelle;
• Peut signer tous les chèques, effets de
commerce et autres documents de banque avec les
autres administratrices autorisées;
• Ses décisions sont sujettes à l'approbation du
conseil d'administration;
• Peut déléguer ses fonctions à la directrice
générale ou aux autres administratrices.
58. VICE-PRÉSIDENTE
• Assiste la présidente dans ses fonctions;
• Remplace la présidente lorsque celle-ci est
dans l'impossibilité d'agir;
• Peut déléguer ses fonctions à la directrice
générale ou aux autres administratrices
59. SECRÉTAIRE
• S'assure de la préparation et de l'envoi des
avis de convocation à toutes les assemblées;
• Certifie les procès-verbaux;
• A la responsabilité des archives et des
registres corporatif de l’organisme;
• Signe, avec la présidente ou toute autre
administratrice autorisée, les documents
requérant sa signature;
• Assume tout mandat confié par le conseil
d’administration
• Peut déléguer ses fonctions à la directrice
générale ou aux autres administratrices.
60. TRÉSORIÈRE
• Voit à la tenue des livres comptables, à
l'administration financière des projets et des
subventions et à la production du rapport
financier annuel;
• Assume tout mandat confié par le conseil
d’administration;
• Peut déléguer ses fonctions à la directrice
générale ou aux autres administratrices.
61. DIRECTRICE-GÉNÉRALE
Le conseil d’administration peut nommer une
directrice-générale qui ne doit pas être une
administratrice de l'organisme. La directrice a
l’autorité nécessaire pour diriger les affaires
de l'organisme et peut employer et renvoyer les
agentes et employées de l'organisme mais le
conseil d’administration peut lui déléguer des
pouvoirs moindres. Elle se conforme à toutes les
instructions reçues du conseil
d’administration et elle donne au conseil ou aux
administratrices les renseignements que
celles-ci peuvent exiger concernant les affaires
de l'organisme.
62. DÉMISSION ET DESTITUTION
Tout dirigeante peut démissionner en tout temps
en remettant sa démission par écrit à la
présidente ou à la secrétaire de l'organisme ou
lors d'une assemblée du conseil
d'administration. Les dirigeantes peuvent être
remplacées ou révoquées en tout temps par le
conseil d’administration, sauf convention
contraire par écrit.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
63. EXERCICE FINANCIER
L’exercice financier de l’organisme se termine
le 31 mars de chaque année ou à toute autre date
fixée par résolution du conseil
d’administration.
64. VÉRIFICATEUR
Les états financiers doivent être vérifiés
chaque année par un ou des vérificateurs nommés
à cette fin lors de l’assemblée annuelle. S’il y
a lieu, la rémunération de cette ou de ces
personnes est fixée par le conseil
d’administration si ce pouvoir lui est délégué
par les membres. Aucune administratrice ou
officière de l’organisme ni aucune personne qui
est leur associée ne peut être nommé
vérificateur. Les livres comptables de
l’organisme seront gardés à jour durant tout
l’exercice et soumis à une vérification le plus
tôt possible à la fin de chaque exercice
financier.
65. EFFETS BANCAIRES
65.1. Tous les chèques, billets, traites,
lettres de change et autres effets bancaires,
connaissements, endossements et autres effets de
commerce, contrats, actes et documents requérant
la signature de
l’organisme sont signés par la présidente ou la
directrice générale conjointement avec la
secrétaire ou le trésorière, deux signatures
étant nécessaires. Toutefois, le conseil
d’administration peut désigner, par résolution,
toute autre membre du conseil pour exercer cette
fonction.
65.2. Toute administratrice ou
directrice-générale signataire n’occupant plus
cette fonction n’aura plus le droit de
signature. De ce fait, après chaque élection du
conseil d’administration, la liste des
signataires doit être mise à jour.
65.3. Tout chèque payable à l’organisme devra
être déposé au crédit de l’organisme auprès de
la ou des banques, caisses populaires ou
compagnies de fiducie que le conseil
d’administration désignera par
résolution à la secrétaire ou à la trésorière de
l’organisme.
66. FINANCEMENT
L’organisme est financé par les cotisations de
ses membres, par des dons, des abonnements, des
subventions et toute activité d'autofinancement
qu'il choisit d'utiliser.
67. CLAUSE D'ORGANISME À BUT NON LUCRATIF
67.1. Le RLQ/QLN exercera ses opérations sans
gain pécuniaire pour ses membres et tous ses
profits ou autres accroissements seront employés
à favoriser l'accomplissement de ses buts.
67.2. Aucune partie du revenu de la corporation
ne sera versée à une membre de l’organisme, ou
autrement mise à sa disposition ou servir à son
profit personnel.
AUTRES DISPOSITIONS
68. DÉCLARATIONS EN COUR
La présidente, la directrice générale, la
secrétaire ou la trésorière, ou l’une d’entre
elles, ou tout autre administratrice ou personne
à cet effet autorisé par le conseil
d’administration, sont autorisées et habilitées
à répondre pour l’organisme à tous brefs,
ordonnances et interrogatoires sur faits et
articles
émis par toute cour, à répondre au nom de
l’organisme à toute saisie-arrêt et déclarer au
nom de l’organisme sur toute saisie-arrêt dans
laquelle l’organisme est tierce saisie, à faire
tout affidavit ou
déclaration assermentée en relation avec telle
saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure
à laquelle l’organisme est partie, à faire des
demandes de cessions de biens ou des requêtes
pour ordonnances de liquidation ou de séquestre
contre tout débiteur de l’organisme, de même
qu’à être présents et à voter à toute assemblée
de créanciers des débiteurs de l’organisme et à
accorder des procurations relatives à ces
procédures.
69. DÉCLARATIONS AU REGISTRE
Les déclarations devant être produites au
Registraire des entreprises du Québec selon la
Loi sur la publicité légale des entreprises
individuelles, des sociétés et des personnes
morales sont signées par la présidente, la
directrice générale, toute administratrice de
l’organisme ou toute autre personne autorisée à
cette fin par résolution du conseil
d’administration. Toute administratrice ayant
cessé d’occuper ce poste par suite de son
retrait, de sa démission, de sa destitution ou
autrement est autorisée à signer au nom de
l’organisme et à produire une déclaration
modificative à l’effet qu’elle a cessé d’être
administratrice, à
compter de 15 jours après la date où cette
cessation est survenue, à moins qu’elle reçoive
une preuve que l’organisme a produit une telle
déclaration.
70. MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
70.1. Le conseil d’administration a le pouvoir
d’abroger ou de modifier toute disposition du
présent règlement, qui sera en vigueur dès son
adoption jusqu’à la prochaine assemblée
annuelle.
70.2. Conformément aux dispositions de la Loi
sur les compagnies, toute abrogation ou
modification doit, par la suite, être ratifiée
par les deux tiers (2/3) des membres présentes,
ayant droit de vote, lors de l’assemblée
générale annuelle de l’organisme, à moins que
dans l’intervalle elle soit ratifiée lors d’une
assemblée spéciale des membres convoquées à
cette fin.
70.3. Le texte de toute modification aux lettres
patentes ou aux règlements de l’organisme doit
être expédié avec l'avis de convocation de
l'assemblée au cours de laquelle il sera soumis
aux membres pour
ratification.
70.4. Si l’abrogation ou la modification aux
règlements généraux est rejetée ou n’est pas
ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera,
mais de ce jour seulement, d’être en
vigueur.
71. RÈGLES DE PROCÉDURE
Sous réserve de l’acte constitutif et des
règlements de l’organisme, le conseil
d’administration peut adopter tout règlement
pour régir la procédure de toute assemblée du
conseil d’administration ou de ses membres. En
l’absence de règles de procédure sur un point
donné, un code de procédure devrait être
déterminé par le conseil d’administration et
s’appliquer à toute assemblée des instances de
l’organisme.
72. DISSOLUTION ET LIQUIDATION
72.1 Advenant que l’organisme vienne à cesser
ses activités, tous les fonds disponibles seront
remis à un ou des organismes sans but lucratif
reconnus au Québec poursuivant des buts et
objectifs similaires à ceux du Réseau des
lesbiennes du Québec / Quebec Lesbian
Network.
72.2. La dissolution de l’organisme doit être
approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3)
des membres votants lors d’une assemblée
spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette
assemblée, les membres auront à définir les
modalités de dissolution et de liquidation des
biens de l’organisme en respect du présent
article, de la troisième partie de la Loi sur
les compagnies et des obligations à remplir
auprès du Registraire des entreprises, ceci,
après paiement des dettes.